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企业档案论文:企业档案管控思索

2013-01-15 15:18 来源:工商企业管理论文 人参与在线咨询

本文作者:张晓华 邹燕 单位:四川茂县综合林场

近年来,一些企业在机构改革中,把档案人员调整到其它部门,造成了档案人员流失,二是部分档案人员知识浅薄,又不注重学习,素质较差;三是有的企业领导不重视档案部门的人才培养,有机会参加的档案培训有时也取消;有的企业在人员配置上把一些身体差,年龄偏大,文化偏低的同志安排到档案部门,造成了档案人员素质偏低的现象。2.3档案管理机构的设置不尽合理。

其表现有,一是许多企业撤销兼并了二级机构,把原来集中统一管理的文书、科技、会计档案工作分别分解到办公室、生产技术部门和会计部门,而未实行集中统一管理;二是由于档案工作的分解,二级机构的专、兼职档案人员未能充分履行职责,档案工作处于低效率运转状态;三是有的企业根本就未设置二级档案机构,而把档案工作挂靠在办公室,由办公室主任兼管,由于不是专职主管,加之办公室日常事务繁重,管理专业知识欠缺,造成领导不力,管理不善,档案工作相对滞后。

档案开发利用和编研工作薄弱。一是有的企业对档案的编研工作认识不足,没有把编研工作列入议事日程,无计划、无安排,造成编研工作长期无力开展;二是有的企业档案人员自身业务素质,文化素质较低,编写的材料质量低,几乎无任何实用价值,对企业的生产、经营工作未能达到提供利用,为其服务的目的。

档案管理基础设施较差。一是有的企业档案保管库房狭小,没有独立的档案库房;二是档案库房无防火、防盗、防光、防湿、防尘、防虫等“八防”设施和设备;三是有的企业在安排经费时,不考虑购置微机;四是有的档案人员安于现状,因而提不出档案管理现代化的措施、方案。

加强档案法制建设,增强全员档案意识。档案法制建设是档案管理的重要内容,是发展档案管理的重要内容,是发展档案事业的重要保障。首先,要围绕企业工作的特点,建立健全档案管理的各项制度,如:档案管理工作纳入领导目标管理责任制,纳入领导议事日程,档案人员参加工程竣工验收、领导在年度工作中报告档案工作情况等制度;要大力宣传贯彻、落实《档案法》,重点对各级领导、各类技术、专业管理人员进行普法教育,让《档案法》及各项制度真正深入人心,形成依法治档,有章可循的管理机制;其次,增强领导的档案法制意识,是档案法制建设的关键;再次,档案人员善于宣传,执行《档案法》,让职工了解认识、熟悉《档案法》;最后,要加强档案法律法规、制度执行情况的检查,对档案业务中发生的违法现象一定要认真查处,切实做到有法可依,执法必严、违法必究。

稳定档案工作队伍,提高人员素质。档案工作是一项专业性较强的基础工作,档案队伍稳定,、业务素质的提高,是保证档案工作顺利进行,档案现代化管理水平,逐步提高的重要前提。要稳定档案队伍,提高人员素质。首先,加强业务培训,档案人员的业务培训应列入企业目标管理考核之内;其次,培养引进既懂档案专业知识,又懂企业管理、计算机应用知识的专业性人才,充实档案队伍,企业积极鼓励档案人参加各种业余学习,学习相关的专业知识,如,计算机培训等,完善自身的知识、结构,切实提高档案人员的整体素质;最后,教育档案人员树立爱岗敬业的精神,让他们安心做好档案工作。

建立现代企业档案管理体制。企业应根据自身的特点,加强二级机构档案工作。(1)建立档案管理二级机构,档案工作有单位的领导主管并将档案工作纳入管理职责,并得到相对重视,档案归档、借阅等工作能得到较好控制;(2)综合档案室除对二级机构进行业务指导外,还负责档案整体规划、编研,开发利用等工作。

加强档案编研、开发信息资源。首先,编制各种检索工具(如:全引目录、分类索引、标点文号检索、专题检索、微机检索等)并结合企业生产工作实际编研一定信息资料,为企业决策者提供依据。改善基础设施,提高现代化管理水平。现代化档案管理的设施,硬件的投入时档案现代化管理的标志(如配备相关的电脑、复印机、防磁柜、缝纫机等)。

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